SEI! - Sistema Eletrônico de Informações
FAQ - Perguntas Frequentes
Quando será a implantação do SEI! na SEDUC?
Em 12 de Maio de 2023
Quem tem acesso ao Sistema SEI!?
O sistema SEI/SP tem como objetivo o controle de processos administrativos, diante disso, o serviço é disponibilizado para Servidores da Área Administrativa dos Órgãos Centrais, Diretorias de Ensino e Escolas. Todo pedido de acesso deve ser realizado mediante a autorização do responsável de cada área.
Servidores de outras Secretarias podem pedir acesso ao sistema SEI! para nós da Secretaria da Educação?
Cada Secretária de Estado possui o setor responsável e administrador de sistema. Indicamos que procure o setor de Comunicações Administrativas/Protocolo.
O que será possível realizar no SPSP após o dia 12/05/2023?
O sistema ficará disponível para consultas. O usuário poderá (dentro de um documento composto) inserir os termos de migração ou de encerramento. Fazer download dos que forem necessários para capturar no SEI.
O que acontecerá com os documentos já produzidos no SP Sem Papel? Haverá migração?
Os processos serão encerrados no SPSP e um novo deverá ser criado no SEI, fazendo referência ao processo existente no SPSP. Só será migrado o que está em andamento, pelo próprio usuário que estiver em posse do processo. Além disso, manter os documentos sobrestados, colocando o marcador SEI (que está sendo desenvolvido) . Será publicada cartilha para orientar a ação.
O SEI! - Sistema Eletrônico de Informações - aceita a inclusão de arquivo apenas em PDF?
Diferente do SP Sem Papel, que aceitava arquivos somente em formato PDF, o SEI! aceita a inclusão de documentos em outros formatos, como doc, docx, xls, xlsx.
Qualquer pessoa terá acesso ao que for inserido no campo "observações" do processo?
Não, apenas os usuários dentro da unidade que inseriu a observação conseguirão visualizá-la.
Posso mudar a visualização do processo de “público” para “restrito” depois de criado?
Sim.
Ao inserir um documento, o sistema não permite a inclusão do texto.
É necessário habilitar os pop-ups da página para que a edição seja habilitada.
Ao registrar um documento externo no processo, qual a diferença entre “Nato-digital” e “Digitalizado nesta Unidade”?
O “Nato-digital” é todo arquivo que foi criado ou recebido por meio eletrônico.
Já o “Digitalizado nesta Unidade” é todo arquivo que foi produzido a partir da digitalização de um documento em papel. Quando inserido nesse formato, o sistema habilita o botão “autenticar documento”.
Quando um documento for editado, outras unidades terão acesso a todas as versões do documento?
Não, quando editado, as outras unidades terão acesso apenas à última versão do processo.
Como ficam as modelagens já realizadas e as que estão em desenvolvimento ?
As modelagens já realizadas serão incluídas da mesma forma no SEI, os modelos serão migrados no decorrer da implantação no órgão.
Aproveitaremos a mesma estrutura de mesas e usuários já cadastrados do SP Sem Papel?
No processo de implantação do SEI! uma das atividades compreende a validação e saneamento da estrutura existente no Sem Papel, com base nesse trabalho será realizada a carga inicial no sistema SEI!
É possível juntar processo de outra unidade (secretaria) na minha unidade para andamento, uma vez que não será possível gerar documento avulso sem processo pelo SEI?
O SEI! permite anexar processo ao processo existente, por meio da funcionalidade Anexar Processo.
Quando o tempo do processo expirar o prazo, terá que fazer tudo de novo?
A funcionalidade contagem de prazo tem efeito apenas de alerta ao usuário.
É possível fazer uma pesquisa que mostre quantos e quais processos passaram em determinada unidade e por determinado usuário?
A pesquisa permite ver a quantidade de processos produzidos por uma unidade e quantidade de processos que foram produzidos em outras unidades e estão na unidade do usuário NO MOMENTO DA PESQUISA. Há perfis específicos para determinados usuários que permite gerar relatórios.
O DCI – Documento Capturado Interno é um dos documentos mais utilizados do São Paulo Sem Papel. O DCI é usado para subscrever PDF gerado por um sistema externo. Como reproduzo um DCI ou similar dentro do SEI?
O SEI permite captura documentos em duas categorias nato-digital e digitalizado. Apenas para documento digitalizado é permitido a autenticação. Até onde conseguimos analisar a configuração do SEI, não existe documento equivalente ao capturado interno do SP Sem Papel.
O acesso externo permitirá aos diversos interessados editar o texto?
No acesso externo, os usuários terão a possibilidade de incluir documentos específicos utilizando o mesmo editor para os demais documentos do SEI.
A numeração será a mesma entre os programas?
Não. A composição numeral é diferente de um sistema para outro. No SEI o número do processo é composto pelo número do órgão gerado pelo sistema, sequência numérica de 8 dígitos, ano e dígito verificador.
Como utilizar o bloco de assinaturas?
O Bloco de Assinatura é um recurso utilizado para a visualização e para a assinatura de minutas de documentos por usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora do documento. Também poderá ser utilizado com a finalidade de agrupar documentos produzidos na própria unidade, para assinatura em lote.
Assinatura em lote como proceder?
Criar um bloco indicando a unidade. Não disponibilizar . Você vai na unidade e assina em lote. Quando não tiver documentos para assinar, deixar o bloco indisponível.
Bloco interno quando utilizar?
Recurso utilizado para organizar internamente grupos de processos que possuem alguma semelhança entre si. O Bloco Interno também permite o acompanhamento das atualizações posteriores dos processos públicos ou restritos que já tramitaram pela unidade.
Bloco de reunião quando utilizar?
Recurso destinado à disponibilização de processos para conhecimento. Por meio dessa funcionalidade, o usuário de unidade diferente daquela que produziu os documentos consegue visualizar as minutas que compõem o processo disponibilizado.
Acompanhamento especial quando utilizar?
O recurso Acompanhamento Especial permite o acompanhamento do trâmite e das atualizações posteriores de processos públicos; de processos restritos que já tramitaram pela unidade; e de processos sigilosos (somente por usuários que possuem credencial de acesso ao processo).
Prazo com retorno programado?
Exibe o número de processos da unidade que possui definição de retorno programado, tanto para enviados (aguardando retorno de outras unidades), quanto recebidos (processos para devolver), e por tipo: Em Andamento, Atrasado, Retornado e Devolvido.
Como desfazer tramitação?
Não há essa funcionalidade no SEI! Faz-se necessário ligar para a unidade e solicitar que devolva o documento.
Como proceder com a produção de documentos sendo necessário a revisão por outras chefias?
Inserir um documento externo, fazer um despacho ou uma informação referenciando o documento que está sendo incluído.
Quem visualiza o documento marcado como processo Público?
Todos os usuários da unidade e órgãos que estiverem na mesma infraestrutura.
Quem visualiza o documento marcado como Processo Restrito?
Os processos restritos são acessíveis somente aos usuários das unidades pelas quais tramitaram. Sempre marcar a hipótese legal.
Quem visualiza o documento marcado como Processo Sigiloso?
Eles não têm trâmite unidade a unidade. O acesso a esses processos é disponibilizado a usuários específicos que devam atuar no processo, mediante concessão de Credencial de Acesso ou Credencial de Assinatura.
Desbloquear pop up para editar ou preencher documentos
Para a geração do arquivo, é necessário que o bloqueador de pop-ups do navegador esteja desabilitado, ou que o acesso ao endereço seja permitido.
Correio eletrônico?
Recurso que permite enviar e-mail relacionado ao processo, com ou sem anexos.
Haverá prazo para as tramitações dos processos do SPSP para o SEI?
Por enquanto não.
A capacidade dos arquivos pra subir no SEI é de 200mega. Essa capacidade vai ser reduzida após finalizar a implantação?
Não será reduzida.
É necessário que cada Unidade tenha um e-mail específico vinculado a SEI?
Recomendado que sim.
Devemos tramitar os processos de outras secretarias do SPSP que não foram concluídos para a Secretaria de origem, caso essa ela ainda não esteja no SEI?
Não. Mas quem estiver em posse do processo, deve fazer o download para capturar no SEI e dar o andamento por este.
No SEI, os processos podem ser editados?
O processo só pode ser editado pela unidade onde ele foi criado.
Como vão ficar os processos em andamento no SPSP sobre emendas e demandas das secretarias ao SEI?
O Tribunal de Contas poderá realizar a autoria pelo Sem Papel e quando terminar o Processo poderá dar continuidade no SEI. Esse caso será revisto pela equipe.
Os documentos que estão cumprindo prazo de guarda no Sem Papel, terão que ser transferido para o SEI?
Os documentos arquivados no Sem Papel, continuarão no Sem Papel e será revisado com o Arquivo Público como vão ficar esses documentos arquivados no Sem Papel. Não devem ser transferidos ao SEI.
O expediente de atendimento vai se chamar processo de atendimento no SEI?
Não. Vai continuar sendo expediente, mas o SEI chama todas as séries de “tipos de processo”, são nomenclaturas diferentes, mas a natureza e denominação continuará como se dá na TTD-MEIO e TTD-FIM.
Sobre a tramitação de documentos:
Você só atribui um documento para uma unidade e todas as pessoas que estão dentro da unidade terão acesso.
Quem receber na unidade, deverá atribuir a pessoa de interesse.
Como funciona a funcionalidade para expedição de e-mail pelo sistema? Haverá alguma informação no processo?
O e-mail fará parte automaticamente do processo. “Abrir o processo que quero enviar, clicar no ‘envelope’ escrever o e-mail do usuário que vai receber, possibilidade de inserir ‘assunto’, ‘mensagem’, anexar algumas partes ou todo o processo e enviar. O e-mail enviado vai fazer parte do processo, ou seja, vai constar todas as informações do envio.
Para que serve o HIPERLINK?
O Hiperlink serve para mencionar (destacar parte do processo) algo do processo, precisa criar o hiperlink. FEITA DEMONSTRAÇÃO.
Nem todas as unidades da secretaria receberão documentos externos, vindo de outros órgãos. É isso mesmo?
Sim, mas pode se criar uma unidade para centralizar os recebimentos.
No SPSP consigo criar um documento e mandar para uma pessoa específica assinar, no SEI, não é possível, então, devo mandar a unidade e todas as pessoas da Unidade de quem deve assinar vão ver o documento?
Sim, pois se tramita para a unidade e não para uma pessoa. Você pode atribuir e informar qual pessoa deve assinar.
A Atribuição feita para determinado membro da Unidade, precisa ser retirada?
Não necessariamente precisa ser retirado, mas se quiser retirar, pode.
É possível editar um processo depois de assinar?
Se ele estiver na sua unidade você consegue editar. Caso você tenha solicitado assinatura de outras pessoas, então, após a edição, você vai precisar pedir para assinarem novamente.
Se tramitar para outra unidade, aí não é possível editar.
A transição dos processos que existem no SPSP vai ficar na responsabilidade de quem?
Faz o procedimento quem estiver em posse com o processo que precisa dar andamento. Mas pode ser ajustado internamente entre CADA / PROTOCOLO.
Em relação a vários documentos sendo inseridos por mais de uma unidade ao mesmo tempo dentro do processo: Se podem interferir na ordem cronológica dos documentos e como fica esse processo numa possível auditoria?
Caso o processo esteja sendo utilizado por mais de uma unidade, e vários usuários inserindo documentos ao mesmo tempo, sim, poderá haver uma desorganização, para tanto, é possível, através de um usuário, que será indicado pelo órgão, para realizar essa ordenação do processo. No entanto, é recomendado que haja um fluxo definido de trabalho, semelhante ao que se utilizava no SPSP.
Sobre as funções de gerenciamento de assinaturas externas e enviar documentos para qualquer estado do Brasil não foram citados nos treinamentos, por quê?
Ainda não serão utilizados pois não tem previsão para ser liberado.
Os prontuários e PUCT terão que ser inseridos em sua totalidade no SEI?
Importante capturar apenas as partes mais importantes para dar início ao SEI. Deixando-o híbrido.
No SEI não existem documentos avulsos?
É necessário entender sobre a diferença de nomenclatura entre os sistemas.
No SEI “processos” são tipos de documentos relacionados as séries documentais e que poderão ser criados e tramitados como documentos “avulsos“ dentro de um processo de trabalho.
ATENÇÃO! Lembre-se que mesmo quando criar um documento simples ou avulso deve-se começar pela ação “Iniciar processo” e incluir documento (procedimento este que dá início à produção de um documento, seja ele avulso ou composto).
O documento que no SP Sem Papel está tramitando da unidade X para a unidade Y mas ainda não foi “recebido” pela Y, continuará disponível para a unidade Y recebe-lo no SP sem papel após o dia 12/05/2023?
Sim, mas será possível apenas receber. Não poderá realizar outra ação. Apenas incluir termo de encerramento ou de mudança de sistema, então fazer o download para capturar no SEI e dar andamento no SEI.
A folha líder de um processo ou expediente não existirá mais no SEI? Ao iniciar um processo, automaticamente já vamos incluir os documentos, sem que se faça o pedido de autuação para a Unidade com atribuições de protocolo?
Não existe folha líder, como se fosse a capa do processo/ expediente/ dossiê/ prontuário. os processos podem ser abertos diretamente pela área.
Algumas secretarias ainda mantém o costume de fazer a solicitação, e podem fazer. Nesse sentido, o APESP está estudando a modelagem de um termo de autuação, para que se possa enviar ao Protocolo, onde este seria o primeiro documento do processo.
É interessante que se centralize o arquivamento do processo finalizado?
Isso pode variar entre as secretarias. Então fica a critério do órgão decidir o que é melhor, da mesma forma quando abrir os processos. É importante haver uma normatização interna.
Como se dará a relação com os processos físicos, uma vez que o item 3, § 1º do art. 17 do Decreto 67.641, prevê que a tramitação de processos físicos dependerá de prévia captura e inserção no SEI/SP. Os processos físicos que deverão ser continuados pelo sistema do SEI/SP?
O que está no papel e que está próximo do encerramento que ele se encerre no papel, caso contrário deverá ser aberto um documento no SEI, encerrado no físico e inserido no SEI o novo Volume com o termo.
Ao disponibilizar um bloco de assinatura para mais de uma pessoa assinar, todas deverão devolver o bloco após assinar, ou apenas a última que assinar deve efetuar a devolução?
Todas as unidades devem devolver, mas se não devolverem você pode excluir a disponibilização quando ver que todas as unidades já assinaram o documento.
No SPSP é possível ter acesso a mais de uma mesa. No SEI, será possível ter acesso a outras mesas?
Sim, igual ao SPSP.
Aparece o “assunto” do documento na mesa (como no SPSP)?
Não aparece o assunto como era na mesa virtual do SPSP, mas se passar o mouse em cima do número do processo, aparecerá o assunto atribuído ao tipo de processo.
Sobre prazos de guarda e eliminação?
Os documentos no SEI ainda não tem contagem de tempo, mas será desenvolvido o módulo de contagem para quando cumprir, eliminar.
A reclassificação ainda será de responsabilidade somente do perfil da CADA?
A princípio qualquer usuário pode fazer a reclassificação, não necessariamente só perfil CADA.
Será importante definir internamente e normatizar essa questão.
Um processo sem assinatura pode ser tramitado para outra unidade?
Sim, porém quando a outra unidade receber, ela não vai conseguir abrir o documento que não foi assinado, então ela vai ter que devolver para a unidade que o criou para ele assinar e então tramitar novamente.
É possível incluir novos documentos no processo, mesmo que haja documentos sem assinar?
Sim, para inclusão dos documentos não precisa estar tudo assinado.
Um documento pode ficar “preso” a um usuário se ele sair da secretaria ou de férias por exemplo?
Isso não ocorrerá. O processo fica na unidade.
Um processo quando iniciado, pode ser classificado público restrito ou sigiloso. No decorrer de seu andamento é possível mudar essa classificação, a exemplo, quando mudar pra sigiloso ele vai parar de tramitar?
É possível mudar a classificação. Poderá tramitar sim, mas para pessoa credenciada, após cadastrá-la, como uma liberação para que o usuário terá acesso ao documento. Depois da liberação o processo continuará na mesa da pessoa que abriu e somente ao fazer a renúncia a pessoa que abriu o processo perde acesso a ele e ficará só com quem foi tramitado.
O SPDOC vai continuar sendo utilizado?
O SPDOC vai controlar somente o que está aguardando a temporalidade, mas não vai continuar criando documentos. Para documentos sentenciados, devem-se ser cadastrados no SEI com nível de acesso restrito.
A partir do dia 12/05/2023 todos os documentos digitais irão prosseguir pelo SEI, porém ainda recebemos diariamente documentos de empresas públicas, que não estão no SEI. Esses documentos serão enviados ao canal de protocolo que faz o download do documento, abre um processo e adequará o arquivo ao caso concreto e posteriormente tramitará ao setor responsável da Pasta.
Será necessário realizar o download do processo completo, (independente do tamanho) realizar o download apenas de partes relevantes?
Como se dará a devolução desse documento , como proceder esta devolução, considerando que a referida empresa pública ainda não possui previsão de adoção ao SEI?
Entendemos que pode-se realizar o download das partes relevantes e suficientes para que o documento siga sua tramitação internamente. Aconselhamos que na sequência, seja inserida uma Informação, registrando que se tratam de cópias de documentos produzidos em outro sistema
Se os processos entrarem pelo Protocolo, vocês (Protocolo) podem abrir o processo no SEI com a mesma classificação do SP Sem Papel.
Depois tramitar o processo SEI para a área e devolver o documento produzido no SPSP para a empresa, com a informação que o documento seguirá tramitando em outro sistema, a área pode instruir o processo no SEI e depois enviar cópia do processo por meio do e-mail do próprio sistema diretamente para a empresa que, então, faz a juntada da cópia no SP Sem Papel.
Tem ambiente de treinamento do sistema SEI!?
O curso está sendo disponibilizado pela EFAPE, podendo ser acessado por todas as Secretárias do Estado de São Paulo, através do link https://portal.sei.sp.gov.br/como-usar/.
Demais informações para acesso ao curso devem ser retiradas com o administrador SEI de cada Órgão.
Para outras dúvidas sobre a Plataforma SEI! quem devo procurar?
Dúvidas pertinentes a SEDUC encaminhar para o Centro de Comunicações Administravas, demais Órgãos devem procurar o administrador setorial de sua Pasta.
